Employeurs publics : sécuriser vos données RH avec le logiciel de recrutement ATS Profil Public.

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Sécuriser les données RH dans la fonction publique : un enjeu majeur du recrutement

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Mails, CV imprimés, dossiers partagés… Dans de nombreuses administrations et collectivités, les candidatures arrivent encore par des canaux variés avant de circuler entre les équipes RH et les managers, selon des procédures qui ne sont pas toujours suffisamment encadrées. Ces pratiques multiplient les risques de dispersion, voire de perte des données RH, mais aussi de conservation excessive des informations liées aux candidatures.

À l’heure de la transformation numérique, la sécurisation des données RH est devenue un enjeu essentiel pour les employeurs publics, tant pour protéger les candidats que pour fiabiliser leurs procédures de recrutement.

Des obligations réglementaires à respecter

CV, coordonnées, parcours professionnel, lettres de motivation : les dossiers de candidature contiennent des données personnelles dont la collecte, l’utilisation, le partage et la conservation sont encadrés par le Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Les employeurs doivent notamment informer les candidats de l’utilisation de leurs données, limiter leur accès aux personnes habilitées et définir une durée de conservation adaptée à la finalité du traitement.

L’essor de l’intelligence artificielle renforce également ces enjeux. L’AI Act encadre notamment certains systèmes d’IA utilisés pour le recrutement et la sélection des candidats, classés parmi les systèmes à haut risque sous réserve des conditions et exceptions prévues par le règlement. La protection des données doit donc s’inscrire dans une réflexion plus large sur la sécurité, la transparence et l’utilisation responsable des outils numériques.

Un ATS pour centraliser et sécuriser les candidatures

Pour répondre à ces exigences, de plus en plus d’employeurs publics structurent leurs procédures à l’aide d’un logiciel de recrutement ATS. En centralisant les candidatures dans un environnement unique, cet outil limite la circulation des CV par e-mail ou sur des supports dispersés, tout en permettant de définir des accès adaptés aux rôles de chacun : équipes RH, managers ou membres des jurys. Il facilite également la mise en œuvre des obligations réglementaires : information des candidats, recueil du consentement lorsque celui-ci est requis, gestion des durées de conservation et automatisation des relances.

À la Communauté d’Agglomération Cannes Pays de Lérins, la mise en place de l’ATS Profil Public a notamment permis de faire évoluer les pratiques. Florence Gaglioti, directrice des ressources humaines, témoigne :

Jusqu’ici, les CV transitaient par email, étaient imprimés pour les jurys ou encore échangés manuellement avec les managers. Malgré les rappels d’usage, ces pratiques pouvaient soulever de réelles questions au regard du RGPD. Désormais, l’accès aux candidatures est cadré, sécurisé et transparent. La mise en place de l’ATS Profil Public a aussi été l’occasion de sensibiliser et de responsabiliser les équipes sur les enjeux liés à la protection des données RH.

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Un vivier de candidats mieux organisé et mieux protégé

Avec L’ATS Profil Public, les candidatures sont centralisées dans un vivier numérique, accessible selon des droits définis pour les équipes RH et les managers. Les employeurs peuvent retrouver les profils pertinents, partager leurs avis dans un espace dédié et mieux maîtriser la circulation des informations. La solution intègre également un dispositif de suivi de la conservation des candidatures : les données sont conservées pendant deux ans selon les modalités prévues par Profil Public. Deux mois avant l’échéance, un e-mail est automatiquement envoyé au candidat pour lui proposer de prolonger la conservation de ses données s’il le souhaite. Au-delà du gain de temps, cette centralisation permet ainsi de mieux encadrer les accès, de responsabiliser les équipes et de renforcer la confiance des candidats.

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