Claire de Meixmoron est responsable marque employeur & relation clients chez Profil Public. Elle est passionnée par les enjeux d’innovation RH. Son défi ? Aider les employeurs à devenir le choix n°1 des candidats, notamment en soignant leurs réponses aux candidats.

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65% des candidatures restent sans réponses

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😳 Pourquoi si peu de retours après une candidature ? 

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les candidats reçoivent peu de retours après avoir postulé à une offre. D’une part, les recruteurs ont le sentiment de manquer de temps. Même s’ils aimeraient apporter une réponse individuelle à chaque candidat, ils se retrouvent souvent découragés face à un volume élevé de candidatures. Pour autant, je suis convaincue qu’il y a des solutions à mettre en place pour que les réponses aux candidats ne soient plus une option.

Une communication claire et transparente avec les candidats peut réellement faire la différence.

Lorsque l’on reçoit des centaines de candidatures, il est normal d’automatiser certains messages. Mais automatique ne doit pas rimer pour autant avec froid et impersonnel. Chez Profil Public, nous proposons aux employeurs de paramétrer plusieurs modèles de mails personnalisables (via notre logiciel de recrutement ATS). Cela permet d’informer facilement les candidats à toutes les étapes du recrutement. Une communication claire et transparente avec les candidats peut réellement faire la différence. C’est un élément clé pour bâtir une bonne réputation en tant qu’employeur.

👎 Quel impact sur la marque employeur ? 

Les organisations publiques sont nombreuses à éprouver des difficultés à recruter et prennent de plus en plus conscience que développer une marque employeur solide peut faire la différence. Ce manque de communication avec les candidats peut renforcer certains clichés qui collent à la peau des employeurs publics, notamment l’image du “monstre froid administratif”. Soigner les réponses aux candidats, c’est justement l’occasion de montrer le côté humain qu’ils réclament.

Soigner les réponses aux candidats, c’est humaniser le recrutement.

Il ne faut pas oublier que le recrutement, c’est le premier point de contact avec un employeur. C’est l’occasion d’établir une relation de confiance avec les candidats.

🔎 Le défi pour les recruteurs ?

Un des grands défis RH, c’est de repenser le processus de recrutement de bout en bout dans le but d’améliorer, à chaque étape, l’expérience candidat. Il s’agit de donner envie aux candidats de poursuivre le processus de recrutement mais aussi de fidéliser les talents. Lorsque le candidat n’est pas sélectionné, il faut faire en sorte de ne pas lui laisser une impression négative. Il ne faut pas non plus lui fermer définitivement la porte. La manière dont on communique avec les candidats impacte considérablement l’image que l’on renvoie en tant qu’employeur.

85 % des candidats pensent qu’aucun être humain n’a pris le temps de considérer leur candidature

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⛰️ Les mauvaises pratiques & signaux faibles ?

Des descriptions de poste vagues ou trop génériques, un manque de clarté sur les critères de sélection ou encore des délais de réponse excessivement longs sont autant de signaux faibles qui peuvent refroidir les candidats. La fausse bonne idée ? Paramétrer un accusé de réception long et très technique qui indique que, sans réponse de la part de l’organisation sous 2 mois, le candidat devra considérer que son profil n’est pas retenu… Préférez la création de plusieurs courts modèles de mail de refus adaptés à plusieurs cas de figure : manque d’expérience, profil inadapté aux missions…

💡 Les bonnes pratiques pour soigner les réponses aux candidats ?

Pour moi, le recrutement idéal doit rimer avec transparence et équité. Voici les éléments que me paraissent clés  :

• Indiquer les étapes du processus de recrutement et le contact du chargé de recrutement dès l’offre d’emploi ;

• Planifier des contacts réguliers avec les candidats tout au long du processus en expliquant les étapes à venir. Ce n’est pas grave si le processus prend du retard mais il faut en informer les candidats. 
• Varier les formats de prise de contact à chaque étape : mail, téléphone, visio, présentiel…

• Proposer des formats d’entretien qui permettent aux candidats de se sentir à l’aise de poser toutes leurs questions. 

• Faire un retour constructif, personnalisé et proportionnel à l’investissement des candidats, même en cas de refus.

🙏  Les petites choses qui peuvent faire la différence ?

Les candidats apprécient toujours qu’on les informe sur l’avancement de leur candidature dans un processus de recrutement. Même lorsque l’on a pas encore trouvé l’heureuse ou l’heureux élu, il ne faut pas hésiter à envoyer un petit message aux candidats pour les rassurer, leur dire que leur candidature est toujours en cours de traitement et qu’ils recevront bientôt une réponse.

“Convocation”, “Jury de recrutement”… Les entretiens très codifiés peuvent intimider voire faire fuir les candidats.

Un autre moyen de se différencier pour marquer l’attention des candidats : miser sur des formats d’entretien plus ludique. “Convocation”, “Jury de recrutement”… Les entretiens très codifiés peuvent intimider voire faire fuir les candidats. Chez Profil Public nous avons créé “Je(u) recrute“, un jeu de 38 cartes questions qui permet de briser la glace et donne l’occasion au candidat de poser des questions au recruteur, en inversant les rôles.

Enfin, il faut poursuivre ces efforts jusqu’à l’intégration des candidats. Pour cela, il faut fournir aux futurs collaborateurs toutes les informations utiles pour bien préparer leur arrivée, instaurer des temps d’écoute de qualité et se rendre disponible. Cela permet de bâtir un sentiment d’appartenance et de consolider l’engagement des nouveaux arrivants.

🎯 Un conseil ?

Mon conseil serait de se concentrer sur la construction d’une relation de confiance avec les candidats. Pour cela, il faut accepter d’avancer par petits pas en veillant à embarquer l’ensemble des équipes dans ce changement de culture RH.

💪 Une pratique inspirante ?

Impliquer les collaborateurs dans le processus de recrutement en leur donnant l’occasion de participer aux entretiens, d’organiser des séances d’échanges informels avec les candidats potentiels ou de partager leurs expériences de travail sur les réseaux sociaux professionnels. C’est une méthode simple pour renforcer la confiance des candidats.

💫 Une citation ?

“Vous n’aurez pas deux fois l’occasion de faire une première bonne impression.” de Coco Chanel.